Verandertraject met het gewenste resultaat!

Hoe realiseer ik een succesvol verandertraject?

Een verandertraject met als doel het implementeren van ITIL®/CMM of ASL®, meer klantgericht gaan werken of het projectmatig werken doormiddel van PRINCE2®, iedere ICT-dienstverlener heeft al een of meer van dit soort verandertrajecten doorlopen. De beloften van de trajecten worden vaak niet waargemaakt. Uit de praktijk blijkt dat ongeveer driekwart van deze verandertrajecten niet het beoogde resultaat oplevert of zelfs compleet mislukt. Hoe kan het doorvoeren van veranderingen beter worden aangepakt?

Dat verandertrajecten vaak niet tot de gewenste resultaten leiden is omdat er of geen bewuste keuze wordt gemaakt voor een specifieke veranderaanpak en/of dat er een te sterke focus ligt op de realisatie van de inhoudelijke oplossing. In ICT organisaties bestaat de neiging om te focussen op de harde maar weinig inhoudelijke aspecten van een verandering. Daarbij, in lijn met de focus op realisatie van de inhoudelijke oplossing, wordt er vaak gekozen voor een ontwerpaanpak terwijl in veel gevallen een ontwikkelaanpak of een combinatie van beide effectiever zou zijn.

Een verandering doorvoeren binnen een organisatie is niet altijd makkelijk. Het kost tijd, aandacht, energie en geld. En juist met deze middelen dient een organisatie verstandig mee om te gaan. Mocht je als manager dus een verandering willen doorvoeren dan is het belangrijk om eerst goed op een rij te krijgen wat er met deze verandering precies bereikt moet worden en hoe dat het beste aangepakt kan worden.

Uiteraard is ieder verandertraject uniek en is er geen standaard aanpak. Het is wel mogelijk om een aantal vragen te beantwoorden om de gewenste veranderingen goed in beeld te krijgen en de aanpak hierop toe te snijden. Dit zijn een vijftal vragen, namelijk; Waarom willen we veranderen? Wat willen we veranderen? Waartoe veranderen? Hoe gaan we veranderen en wie moeten veranderen?

Waarom? Hier wordt duidelijk gemaakt om welk probleem het gaat. Zo voorkomt een organisatie dat er gewerkt wordt aan oplossingen zonder dat duidelijk is welk probleem of vraagstuk daarmee wordt aangepakt. In de praktijk wordt vaak een oplossing naar voren geschoven (bv het invoeren van ITIL® processen) zonder dat er een duidelijk verband is het echte probleem. Werk aan de problemen waar de klant ook echt iets aan heeft. Creëer draagvlak door te delen dat je het probleem erkent en wilt aanpakken. Vaak geldt; hoe groter de gevoelde noodzaak, hoe doelgerichter de verandering kan worden aangepakt.

Wat? Deze vraag beantwoordt de oplossing van het geconstateerde probleem. Belangrijk bij de wat-vraag is om een check uit te voeren of de voorgestelde oplossing het echte probleem gaat oplossen. Is de oplossing structureel of is het puur een symptoombestrijding? Uiteraard worden alle betrokkenen op de hoogte gebracht over de te realiseren oplossing.

Waartoe? In welk perspectief moet de verandering geplaatst worden. Daar geeft de organisatie hier antwoord op. Een heldere visie is een randvoorwaarde voor een succesvolle verandering. De visie is ook een verantwoording van de verandering. Soms zijn mensen het niet eens met de richting, dan zal de visie daarbij kunnen helpen om de verandering te verantwoorden.

Hoe? Hier zijn twee antwoorden mogelijk, namelijk; ontwikkelen of ontwerpen. Naast deze keuze is het belangrijk dat het verandertraject als geheel gemanaged wordt en er gestructureerd gecommuniceerd wordt gedurende het verandertraject. Een organisatie kan hier goed gebruik maken van kennis en ervaring op het gebied van projectmanagement (PRINCE2®).

Wie? Vaak gaat het doorvoeren van veranderingen over het veranderen van het gedrag van mensen. Bij de wat-vraag wordt al antwoord gegeven op welk nieuw gedrag er van de betrokkenen nodig is om de resultaten te behalen. Bij deze wie-vraag wordt in beeld gebracht wie dan precies dit gewenste resultaat realiseert.

Door aan het begin van een verandertraject stil te staan bij deze vijf vragen ontstaat er een compleet beeld van de voorgenomen verandering. Door op deze manier een verandertraject in te gaan wordt het traject niet eenvoudiger maar het zorgt wel voor extra inzichten in wat de kans is op een succesvolle verandering. Verandering is altijd lastig en dat zal het ook altijd blijven, maar op deze manier gaat het wel soepeler.

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail