De nut en noodzaak van een Product breakdown

In veel projecten is scope bepaling een hele opgave en wordt dit vaak niet zorgvuldig en volledig gedaan. We vallen vaak terug op het maken van een gedetailleerde planning en zo proberen het project ‘in controle’ te houden. Planningen zijn prima om activiteiten te plannen, maar om de scope te bewaken, voortgang te rapporteren is het vaak minder geschikt (uitzonderingen daargelaten).

Project Breakdown

Uit ervaring weet ik dat we vaak bezig zijn met anderen te overtuigen van ‘de oplossing’ dat we het projectdoel voorbij schieten, namelijk producten/oplossingen opleveren die geschikt zijn voor het doel en bruikbaar zijn voor de Users. Dus waarom niet nog meer focussen op de deliverables. Dit is immers wat we hebben afgesproken om op te leveren en ook op zouden moeten sturen. Maar dit geeft ook gelijk de uitdaging. Wat gaan we nu precies opleveren? Vaak hebben we te detaillistische ideeën en focussen we ons dus ook op die details. Een andere uitdaging is dat we flexibel willen zijn in het geen wat we moeten opleveren maar volledig genoeg willen zijn om daadwerkelijk de juiste eindresultaten te bereiken. Dit zal je dus met het team moeten doen. Samen bepalen wat de scope is en inzichtelijk maken wat echt belangrijk is.

Binnen een project werk je samen, en samen streef je de projectdoelstellingen na.

Transparantie, eerlijkheid en duidelijkheid zijn belangrijke kenmerken voor het projectsucces. Werken op een Agile manier met Iteraties is een goede manier om voortgang te boeken en geteste producten op te leveren. Een heel belangrijke succesfactor hierbij is beslissingsbevoegdheid over wat op te leveren en wat dus niet (MOSCOW). Dit niet alleen bij de start van het project (bepalen van de scope) maar ook tijdens de uitvoering als we ons hieraan moeten houden en beslissingen moeten nemen.

Wat hier bij kan helpen is een duidelijke en op het juiste niveau gedetailleerde Product Breakdown. Een Product Breakdown is een methode/techniek om de om alle producten en gerelateerde benodigde arbeid te identificeren om een project te voltooien. Belangrijk is dat het juiste detailleringsniveau waar je dit op doet aansluit bij de projectomgeving. Te detaillistisch te werk gaan brengt inflexibiliteit met zich mee en te minimalistisch brengt onduidelijkheid en discussie met zich mee.

Hardware Product Breakdown

Hardware Product Breakdown

Mijn inzien of het nu een PRINCE2® of een Agile project is, focus altijd op wat je wilt bereiken en zorg dat je altijd duidelijkheid kan verschaffen over de status en voortgang. In plaats dus van rapporteren over activiteiten probeer eens heel consistent te rapporteren over producten en de voorgang daarvan en een Product Breakdown helpt daarbij. De kracht van een goede Product Breakdown is dat je het risico verkleint van het over het hoofd zien van belangrijke scope aspecten.

Er zijn diverse technieken om te komen tot een goede Product Breakdown en kies hierbij de techniek die bij het team/oplossing/project past. Voorbeelden hiervan zijn: Mindmap sessies, Brown Paper sessies, brainstorm sessies. Daarnaast kan de wijze hoe je Product breakdown presenteert ook helpen in het creatieve proces (om tot de Product Breakdown te komen), maar ook in de bewustwording van andere stakeholders. Animaties, mindmaps, hark modellen en of exploded view (zie voorbeeld) zijn onder anderen erg geschikt hiervoor.

Software Product Breakdown

Software Product Breakdown

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail