Prestatie-inkoop: Niet slechts andere manier van verkopen

Prestatie-inkoop vraagt aanpassingen van leverancier

door: Rolf Zaal

De regels rond klassieke aanbesteding zouden te zeer zijn gericht op prijsvergelijking en onvoldoende recht doen aan kwalitatieve verschillen in het aanbod. Steeds meer organisaties zien in de nieuwe aanbestedingsmethodiek prestatie-inkoop een antwoord op deze problemen. Maar zijn de leveranciers daar wel klaar voor?

Bedrijven en overheidsdiensten besteden hun IT-projecten in steeds meer aan op basis van prestatie-inkoop. Deze uit de VS overgewaaide methodiek zou hen ontslaan van in een (te) vroeg stadium te maken keuzes, keuzes over wat er nodig is en hoe dat technisch moet werken. In plaats daarvan geeft de aanbestedende organisatie aan wat ze functioneel van
de gezochte oplossing verwachten.

De technische uitwerking laten ze over aan de leveranciers. Geïnteresseerde leveranciers dienen zich te profileren met overtuigende bewijzen van de effectiviteit van de oplossing die zijn voorstellen. De aanvankelijk vooral in weg- en waterbouw populaire inkoopmethodiek wordt de laatste jaren ook steeds meer voor IT gebruikt. Begrijpelijk, want de problemen die het pretendeert op te lossen – kennisongelijkheid, onderbelichting van de kwaliteitsdimensie, problematisch opdrachtgeverschap – zijn juist in de IT veel gehoorde klachten.

Accountmanager Niels Verlaan van Fujitsu Nederland krijgt de laatste tijd vaker te maken met aanbestedingen op basis van prestatie-inkoop, ook wel Best Value Procurement (BVP). “Aanvankelijk zagen we hetvooral bij aanbesteding van software-licentiemanagement, maar sinds ongeveer een jaar is het ook bij aanbesteding van managed services regelmatig aan de orde. Ik schat dat zo’n een op de 3 à 4 trajecten waarin wij meedoen plaatsvindt op basis van prestatie-inkoop. Ik houd geen tellingen bij, maar mijn indruk is dat het vooral de laatste tijd snel gaat.” Arno Hiemcke van in IT gespecialiseerde Quint Wellington Redwood schat dat nu al zeker de helft van de aanbestedingen die zijn werkgever begeleidt, duidelijk BVP-achtige elementen bevat en zo’n 10 tot 20 procent volgt echt het BVP-stramien. Op de laatste editie van de jaarlijkse BVP-conferentie in Phoenix kwam hij ook “opvallend veel IT’ers” tegen.

Aantonen dat je effectief bent

De selectie-methodiek bij prestatieinkoop verschilt sterk van wat IT-bedrijven op dit vlak gewend zijn. Vooral als het om projecten gaat is werkhypohese van salesteams nu vaak nog: ‘Niet de beste aanbieder wint, maar de partij die de hoogste verwachtingen weet te wekken.’ En dat is nu juist de opstelling waartegen opdrachtorganisaties zich door middel van prestatie-inkoop trachten te wapenen. “Met zo’n benadering zul je als leverancier in een prestatieverkoop-tender een harde dobber hebben”, schat Anneke van Abeelen dan ook in. Van Abeelen begeleidt bedrijven bij het leren meedingen in aanbestedingen op basis van prestatie-inkoop. Ze weet als geen ander dat de omschakeling doorgaans ingrijpend is. “Het is een paradigmashift, waarin niet iedereen altijd goed mee kan komen. En zelfs als een salesteam de transitie van klassieke verkoop naar prestatieverkoop wel echt aangaat, dan zijn er toch nog zeker drie trajecten nodig om het werkelijk in de vingers te krijgen. Traditioneel is verkoop relatiegericht. Het draait om emotie, met claims als ‘Wij leveren state of the art technologie’, ‘Wij hebben 50 klanten in de top 100’, ‘Wij hebben de beste specialisten in dienst’. Dat zijn de beproefde formules van een gepokt en gemazeld salesteam oude stijl. Maar dat salesteam richt bij prestatie-inkoop waarschijnlijk helemaal niets uit, want daar gaat het niet om ‘een goed gevoel’ of ‘de beste prijs’. Daar is de vraag wie de meest dominante, dat wil zeggen op meetbaarheid gebaseerde, informatie levert over de waardetoevoeging voor de opdrachtgever. Welke klantdoelstellingen worden met die state of the art technologie aantoonbaar gerealiseerd? Hoe effectief is deze aanpak en waaruit blijkt dat? Welke gebeurtenissen (externe risico’s) bedreigen de realisatie van die doelstellingen, waaruit blijkt dat? Wat doe je om die risico’s voor ons te mitigeren en: wat is je plan B als het risico optreedt? Bij prestatieverkoop draait alles om meten en verbeteren, en aantonen dat je effectief bent, ook binnen de mogelijkheden van jouw klant.” Van Abeelen heeft de indruk dat de veel IT-bedrijven er noch niet echt op geprepareerd zijn om serieus in te gaan op een aanbesteding volgens het stramien van prestatie-inkoop. “Wat kun je verwachten in een sector die al 20 jaar of langer vooral prijsgedreven bezig is? Het is een grote vergissing te denken dat je om succesvol te zijn in prestatieverkoop alleen maar een paar dingen aan de voorkant hoeft te veranderen en te verwachten dat het dan allemaal vanzelf goed gaat — terwijl je aan de achterkant bij wijze van spreken je onderaannemers nog op primair op prijs selecteert. De term prestatieverkoop is misleidend, in die zin dat het veel verder reikt dat het sales-team, het vergt een paradigmashift die de hele organisatie verandert. Als prestatieverkoop niet is verankerd in een bedrijfsvoering waarin prestatiemeting en -verbetering structureel centraal staan, dan wordt het nooit wat op lange termijn. Prestatiegericht bezig zijn is een way of living. Die kun je je niet van ene op het andere moment aanmeten.”

Beter kunnen onderscheiden

Toch is er voor IT bedrijven – los van het feit dat er weinig te kiezen valt als de markt die kant op beweegt – alle reden om het verschijnsel serieus te nemen. “Bij prestatie-inkoop krijgt de leverancier krijgt meer verantwoordelijkheid en dus ook meer kans om waarde toe te voegen voor zijn klant. Dat zal zich in principe vertalen in een wat betere marge,
dan waarop hij zou mogen rekenen in een ‘u-vraagt-wij-draaien’-opdracht”, constateert Jan-Willem Middelburg van Pink Elephant (IT-consultancy en -training, gericht op IT-organisaties, best practices in IT-management). Pink Elephant tendert gemiddeld zo’n 2 à 3 maal per maand. In ongeveer de helft van de gevallen gaat het daarbij om overheidsaanbestedingen. Maar slechts een minderheid daarvan verloopt volgens de prestatie-inkoopprocedure. “Misschien eens per twee of drie maanden hebben we met een prestatie-inkoop te maken”, schat Middelburg. “Maar als er sprake is van een aanbesteding op basis van prestatie-inkoop dan zijn we wel geneigd daaraan meer dan gemiddelde aandacht te besteden. Onze ervaring is dat we ons in een prestatie-inkoop beter kunnen onderscheiden van de concurrentie. Wij zijn geen prijsvechters en prestatie-inkoop stelt ons in staat om de prospect te laten zien hoe wij door misschien 5 procent duurder te zijn wel 10 procent meer waarde voor hem weten te creëren.”

Een ander voordeel waar Middelburg op wijst is dat de leverancier bij prestatie-inkoop degene is die de te leveren prestatie definieert. “Hij kan daarin nauwer aansluiten op wat hij qua kennis en allianties in huis heeft. En dat zijn als regel ook de middelen waarop hij de beste marge weet te realiseren, een effect dat zo mogelijk nog eens wordt versterkt door de omstandigheid dat prestatie-inkoop er toe neigt kwaliteit centraal te stellen, waardoor bij de opdrachtgever de focus op prijs allicht minder zal zijn dan bij een doorsnee conventionele aanbesteding.” Een ander veel gememoreerd leveranciersvoordeel bij prestatie-inkoop is dat de te maken kosten van een deelname in een tender aanzienlijk geringer zijn dan bij een conventionele aanbesteding. Althans voor de verliezers, want die horen al in een vroeg stadium dat ze – op grond van een kennelijk onvoldoende overtuigend verhaal over hun expertise en ervaring – niet verder mogen. Daarmee blijft hen het vruchteloos opstellen en vooraf doorrekenen van een gedetailleerde aanbieding bespaard. Hiemcke schat dat dat door de bank genomen neer zal komen in een besparing op de bid-kosten met ongeveer de helft.

Het volledige artikel is hier te downloaden: Best Value Procurement – Automatiserings Gids

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail