Koffie is business; het nieuwe vergaderen!

Het nieuwe vergaderen

Het is al een tijdje aan de gang, ik merk het overal… het nieuwe vergaderen ‘takes over’… Wij drinken namelijk koffie! Vooruit, thee is ook goed, eigenlijk doet de koffie er niet toe, het gaat om het informele karakter van de vraag ‘ zullen we zo even koffie drinken?’ in plaats van ‘schiet jij een meeting in betreft dit onderwerp’.

Misschien herken je het verwarrende paniek gevoel van de eerste koffie meeting. Je gaat zitten, kletst wat over het weer en opeens blijkt het onderwerp toch wel heel erg werk gerelateerd te zijn en worden de deadlines en verwachtingen van je werk heel serieus. Het is dus gewoon een echte meeting, alleen dan meer een mini-meeting. Dat is iets waar je 1 keer van schrikt, maar daarna weet je; koffie is business.

Het informele karakter werkt goed. Soms hebben mensen een truc nodig om serieuze zaken sneller aan te pakken. In alle lagen van een organisatie werkt deze truc. Het kan namelijk voor alles ingezet worden. Als een manager niet helemaal tevreden is over een werknemer en er staat een functioneringsgesprek op de agenda, kan het helpen om de week ervoor alvast even koffie te drinken en te peilen hoe de werknemer in de situatie staat. Zo is iedereen voorbereid en heeft iedereen even de tijd om dingen te veranderen, een hint op te vangen of elkaar wat persoonlijker te leren kennen.

Het is in sommige branches juist van belang om het starre karakter van de meeting even los te laten en de informele koffie meeting goed in te zetten. Met het ‘nieuwe werken’, de flexplekken, de calls en de thuiswerkers kan je elkaar soms dagen niet zien. Pak je kans; als je iemand ziet, spreek hem aan, ga zitten en drink even koffie samen. Zorg dat de neuzen weer dezelfde kant op staan en geef elkaar een schouderklopje als het kan. Om als team goed te functioneren moet er vertrouwen en wederkerigheid zijn. Vraag naar elkaar, help elkaar als er iets niet lukt en spring bij als je ergens kan bijspringen. Een team groeit door elkaar echt te leren kennen.

Stand up’s

In de projectmanagement methode Agile wordt gesproken van de zogenaamde ‘stand-up’s’. Dat is dagelijks kort samenkomen, staand, koffie erbij en even checken hoe iedereen ervoor staat. Natuurlijk is dit bij projectgroepen heel nuttig. Maar stel je voor dat je dit ook met je ‘gewone’ collega’s wat vaker doet. Begin de dag of de middag even met een klein groepje aan de koffietafel, vraag naar elkaar, hoe het gaat, zowel op werk als thuis. Merk je dat iemand ergens mee vastloopt, loop dan even samen weg, bespreek het, help elkaar en zorg dat iedereen weer verder kan met zijn werk.

Ik geloof in de goede verhouding tussen de meetings en de koffie-meetings. We hebben volle agenda’s, vergaderen veel, werken tussendoor hard achter onze laptop en rennen naar afspraken. Maar in de minuten dat je even naar je scherm staart, koffie gaat pakken, naar de printer loopt of de radio wat harder zet, kan je ook even iemand op zijn schouder tikken. Bespreek die kleine dingen die in een meeting niet naar boven komen. Wees open en zie wat deze informele vergader cultuur kan betekenen voor jouw organisatie.

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail