Is communiceren een uitdaging?

Communiceren is een must!

In de bijlage van het handboek van Axelos “Managen van Succesvolle Projecten met PRINCE2®” staat de volgende doelstelling van de Communicatiemanagement-strategie:
“A.4: Een Communicatiemanagement-strategie bevat een beschrijving van de middelen en de frequentie waarmee communicatie plaatsvindt met zowel de interne als externe partijen van het project. De strategie bevordert de betrokkenheid van de stakeholders door het opzetten van een beheerste informatiestroom in twee richtingen”.

Klinkt simpel, toch? Misschien dat we daarom niet altijd bewust bezig zijn met communiceren en daarin schuilt onze grootste uitdaging.

Projecten worden in de regel opgestart om veranderingen te introduceren (binnen organisaties). Die verandering heeft, hoe dan ook, impact op stakeholders en met name op de gebruikers die beïnvloedt worden (of denken dat dit kan gebeuren) door het project(resultaat). Een verandering brengt vaak onzekerheid met zich mee. En die onzekerheid kan leiden tot weerstand, verzet of een verlammende werking.

Het projectresultaat an sich is niet het doel van je project, maar het effect dat je wilt bereiken door de invoering van die verandering. Bijvoorbeeld een effectievere manier van werken, een kostenbesparing of tevreden klanten. Deze doelen kunnen alleen maar worden gehaald als de “gebruikers” het projectproduct gaan toepassen.
En dat betekent dat je de stakeholders “mee” moet krijgen, hen pro-actief moet informeren en enthousiast moet maken voor jouw project. Gemeenschappelijk begrip over het doel en de aanleiding voor het project helpen hierbij. Met andere woorden de onzekerheid weg nemen door per stakeholdergroep voldoende te gaan informeren op een effectieve wijze.

De laatste tijd wordt ik regelmatig geconfronteerd met projecten waarbinnen er niet wordt gecommuniceerd. Maar ook wanneer we niet communiceren, communiceren we toch…..
Natuurlijk zijn er projecten die (nog) niet kunnen worden gedeeld met stakeholders.
Maar dat zijn de uitzonderingen. Bij alle andere projecten waarbij “niets” actief wordt gedeeld, komt vaak toch mondjesmaat informatie naar buiten via diverse kanalen. En daar heb je geen controle over. Stakeholders die iets opvangen gaan die informatie zelf interpreteren. Voordat je het weet is er al een mening gevormd over het project de bijbehorende doelstellingen.

Een bruggetje naar PRINCE2®

Dit is een mooi bruggetje naar PRINCE2®, dat staat voor Projects in Controlled Environments. Wil je werken aan succesvolle projecten, dan betekent dit dat je ook de informatieverstrekking moet controleren.

Tijdens onze trainingen gaan we vaak dieper in op het maken van een communicatieplan. De volgende stappen komen dan onder andere aan bod:

1. Weet wie je stakeholders zijn
2. Begrijp hoe ze worden beïnvloedt door het project
3. Begrijp hoe ze tegen het project aan kijken
4. Kies bewust voor de mate van informatieverstrekking per stakeholdergroep
5. Maak het communicatieplan
6. Meet het effect van je strategie en pas deze daar waar nodig aan.

Op deze wijze betrek je actief de stakeholders en bevorder je de betrokkenheid bij je project en….. goede communicatie vergroot de slagingskans van je project.

Deze blog is geschreven door Richard de Boer, trainer bij Pink Academy

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail