Informatiemanagement en business procesmanagement: zoek de verschillen

Informatiemanagement en Business Procesmanagement groeien naar elkaar toe

De vakgebieden informatiemanagement en procesmanagement zijn sterk aan elkaar gerelateerd. Beiden zijn grotendeels verantwoordelijk voor de ondersteuning van de primaire bedrijfsvoering en daarmee verantwoordelijk voor het innovatievermogen van organisaties en de wijze waarop invulling gegeven wordt aan de inrichting van IT. Anno 2014 zijn beide vakgebieden echter dusdanig versmolten, dat de vraag gesteld kan worden of nog wel ruimte is voor aparte benaderingen of dat een integrale benadering meer op zijn plaats is.

De wereld is de afgelopen vijf jaar sneller veranderd dan we allemaal hadden kunnen bedenken. Dankzij Cloud Computing en Mobile Devices hebben we een ontwikkeling doorgemaakt die zijn weerga niet kent. De impact is op de oppervlakte duidelijk, maar volgens mij moeten we nog echt beginnen. Termen als ‘Business-IT alignement’ behoren straks tot het stenen tijdperk van de IT. Een tijd waarin we dachten dat IT slechts een onderdeel was een organisatie in plaats van het primaire onderscheidend vermogen.

Een klein voorbeeld ter illustratie. We kennen allemaal de reclames van grote verzekeraars die vol trots hun nieuwe Apps voor smartphones presenteren. Het afhandelen van schade gaat via het nemen van een foto via je iPhone automatisch naar jouw verzekeraar, die ervoor zorgt dat het bedrijfsproces in gang gezet wordt. Voor de gebruiker betekent die meer gemak (ik krijg sneller mijn geld) en voor de verzekeraar betekent dit efficiency en onderscheidend vermogen (ik kan sneller en innovatiever claims afhandelen). Bijna iedereen zal zich in dit voorbeeld herkennen.

De grote vraag die dan echter rijst is: hoe is dit aan de achterkant geregeld. Het afhandelen van claims is zonder enige twijfel het primaire business proces van de verzekeraar (BPM), terwijl we tegelijkertijd ook te maken hebben met het management van (klant)informatie (IM). Wat is het primaire vakgebied dat zich hier mee bezig houdt? Wie het weet mag het zeggen… De betreffende verzekeraar heeft het opgelost door de afdeling ‘Business Change & IT’ in te richten.

Hoe IM en BPM verder integreren

Om de integratie van IM en BPM in te kunnen faciliteren is het belangrijk om de achtergrond en ontstaansgeschiedenis van beiden iets verder te begrijpen. Informatiemanagement (IM) is het vormgeven, organiseren en besturen van de informatievoorziening op basis van een informatiestrategie. Het gaat hierbij om een goed draaiende ‘informatiefabriek’ en het leveren van gewenste diensten. Belangrijk hierbij is dat de klanten (gebruikers) in beginsel bepalen welke diensten wel en niet geleverd moeten worden.

Business Procesmanagement (BPM) is het vormgeven organiseren en besturen van de bedrijfsprocessen van een organisatie. Hierbij gaat het om een optimaal functionerende ‘verwerkingsfabriek’, waarbij activiteiten op basis van performance moeten worden afgehandeld. In tegenstelling tot IM, bepaalt het management de inrichting van BPM.

De grote verandering die we echter de afgelopen jaren hebben gezien is dat het niet langer management is dat inrichting van het bedrijfsproces bepaalt, maar klanten en gebruikers. En dat is iets waar we met zijn allen nog even aan moeten wennen…

Weer even terug naar het voorbeeld van de verzekeraar. De organisatie heeft er baat bij dat het primaire proces (schade afhandelen) zo efficiënt en effectief mogelijk plaatsvindt. Dit hoort traditioneel tot het werkveld van BPM. Echter, in het geval van de digitale ontsluiting en het gebruik van Apps (traditioneel het werkveld van IM) is het niet de organisatie die bepaalt, maar de gebruiker. Indien de functionaliteit van de App niet gebruiksvriendelijk, snel of eenvoudig is, zal de verzekeraar zijn concurrentieslag verliezen. Een App is immers zou weer van het toestel te verwijderen, waarmee ook het gebruik van het primaire proces verdwijnt. Informatiemanagement en Business Proces Management zijn hierbij zo volledig met elkaar geïntegreerd dat het af te vragen is of we het nog over verschillende werkvelden kunnen hebben.

Wat we in de toekomst meer zullen gaan zien, is dat het de gebruiker (klant) is die bepaalt hoe het business proces van een organisatie er uit ziet. Dit klink als de omgekeerde wereld, maar in een tijd waarin alles open, transparant en eenvoudig moet zijn, is het onoverkomelijk.

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail