Hoe houd je de controle over je workload? 6 tips voor managers

Je bent met verschillende projecten bezig en krijgt daarnaast frequent spoedklusjes of verzoeken of je ‘even’ ergens mee naar wil kijken. Je probeert alle ballen in de lucht te houden maar hebt het gevoel alsof ze op de grond dreigen te vallen. Krijg weer grip op je workload met deze 6 tips.

1. Wat voor werk doe je?

Er zijn vier soorten werk: gepland werk, externe projecten, interne projecten, en ongepland werk. De eerste drie weet je van tevoren, de laatste logischerwijs niet. Het ongepland werk is hetgeen dat je geplande werk en projecten in de war schopt. Projecten met je team (intern) of met klanten (extern) kun je met elkaar bespreken en zo inzichtelijk krijgen welke zaken reeds zijn afgehandeld en welke nog opgepakt moeten worden. Je eigen overige geplande werk, daar weet je zelf het beste van wat je nog te doen hebt. Ongepland werk kun je niet inplannen, dat zijn vaak zaken die via e-mail of telefoon op je bordje komen. Ga na aan welke soort werk je de meeste tijd kwijt bent, wat je hebt afgerond en wat is blijven liggen.

2. Visueel maken

Je hebt nu inzicht in al je taken en projecten. Dan is het nu zaak om deze visueel te maken. Letterlijk. De kracht zit in het zichtbaar en tastbaar maken van je taken. Dat kan zijn door to-do-lijstjes te maken – wie kent ze niet – of door al je taken op post-its te schrijven en deze op een bord te plakken. Beiden kunnen on- en offline gemaakt worden, net waar je voorkeur naar uit gaat. Op je lijstje of bord kun je onderscheid maken in soort werk, projecten of teams om je taken onder te verdelen middels kleuren, groeperen, enzovoorts. Uiteindelijk heb je een compleet overzicht voor je van wat je nog moet doen voor welk project. Dit is voor jezelf duidelijk zichtbaar, maar ook voor anderen. Visual management noemt men dat.

3. Prioriteren

Logischerwijs begin je met het afhandelen van taken die als eerste af moeten zijn of belangrijker zijn dan andere taken. Beoordeel de lopende taken op belangrijkheid en vraag waar nodig hulp van collega’s. Welke taken hebben invloed op andere taken en moeten eerder af zijn? Bij welke projecten is de tijdsdruk het hoogst? Als je dit beoordeelt hebt kun je het verwerken op je visuele takenlijst of planbord.

4. ‘Nee’ is ook een antwoord

Zeker wanneer collega’s een beroep doen op jouw expertise is het lastig om zulke verzoeken te weigeren. Vaak is dit het onverwachte werk waardoor je geplande werk op een zijspoor komt te liggen. Het is aan jou om te kiezen of je op deze verzoeken ingaat of niet. Vooral als je het druk hebt met je eigen projecten moet je kritisch kijken naar dergelijke vragen: ben ik de juiste persoon om hierbij te helpen? Hoe relevant is deze taak? Hoeveel tijd ben ik hiermee kwijt? Als het verzoek niet in de knoei komt met je eigen werk en het inderdaad belangrijk is dat je de persoon hulp biedt, dan vooral doen. Maar wees jezelf ervan bewust dat je ook ‘nee’ mag antwoorden op verzoeken.

5. Helpen en hulp vragen

Het fijne aan een voor iedereen inzichtelijk taakoverzicht is dat je ziet welke taken lang blijven liggen, zowel je eigen taken als die van collega’s. Je kunt elkaar makkelijker om hulp vragen en elkaar verder helpen met nieuwe inzichten of een paar extra handen. Wissel taken uit met een collega die daar meer geschikt voor is en neem help anderen met taken waar ze in vastlopen. Projecttaken worden op deze wijze efficiënter afgehandeld en je zult zien dat er sneller vooruitgang wordt geboekt wanneer iedereen elkaar een helpende hand reikt.

6. Af is af

Wat geeft meer voldoening dan taken te volbrengen? Ze afstrepen van je to-do-lijstje! Doe iets met de taken die af zijn: vink ze af, streep ze weg, verfrommel de post-it of hang deze op een apart bord met taken die af zijn. Het meest efficiënte is om iedereen die betrokken is bij een project zelf zijn taken te laten managen, is het af dan gaat het weg. Zo is altijd duidelijk wat je hebt afgerond en heb je aan het eind van een periode een ‘done’ bord vol met post-its of vele afgestreepte lijstjes. Dan pas weet je hoeveel werk je zelf en als team hebt verzet.

Met deze tips heb je meer grip op je taken, een beter overzicht van werk wat is gedaan en nog gedaan moet worden en natuurlijk het belangrijkste: meer controle.

Meer weten over Visual Management?

Voor wie meer wil weten over Visual Management organiseert Pink Elephant 11 september in Naarden en op 18 september in Den Bosch een kennissessie ‘Visual Management – grip op progressie’. Meld je hier aan voor de kennissessie

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail