Hoe haal je het meeste uit 5S?

De 5S methode is ontstaan in productieomgevingen, maar dat betekent niet dat het in andere branches niet gebruikt kan worden. De kern van 5S ligt in het sorteren en structureren van (zaken binnen) je werkomgeving. De methode is daarom op ieder bedrijf toepasbaar – ook, en misschien wel vooral, in de IT. Je doet weg wat je niet nodig hebt en ruimt je virtuele rommel op een slimme manier op. Zaken die je vaak nodig hebt en gebruikt, houd je met 5S binnen handbereik.

De 5S methode is onderdeel van Lean-manufacturing en baseert zich op vijf basisbegrippen:

  • Seiri (整理) : Sorteren
  • Seiton (整頓) : Schikken
  • Seisō (清掃) : Schoonmaken
  • Seiketsu (清潔) : Standaardiseren
  • Shitsuke (躾) : Standhouden of Systematiseren

In de Sorteer-fase ga je keuzes maken over wat je wel en niet nodig hebt en alleen datgene behouden wat noodzakelijk is. In bedrijven worden regelmatig grote hoeveelheden documenten behouden die niet meer nodig zijn. Denk aan vier versies van hetzelfde projectplan, waarvan er uiteindelijk maar één definitieve versie is die gebruikt wordt. Ook niet langer gebruikte applicaties blijven draaien terwijl zij niks meer toevoegen en enkel ruimte in beslag nemen. Je kiest welke documenten, applicaties enzovoorts je behoudt en welke weg kunnen.

Na het sorteren en opschonen van je (virtuele werkplek) ga je de overgebleven documenten en applicaties op een vaste plek neerzetten, oftewel schikken. Wie kent het niet: je bent een document kwijt waarvan je dacht dat het in map A stond, maar daar staat het niet, vervolgens zoek je ook in map B, C en D en uiteindelijk blijkt het document nog ergens in je mail te staan. Als je een vaste plek hebt voor documenttypen sla je het daar op en nergens anders. Het scheelt je veel tijd als je weet waar je bepaalde dingen terug kan vinden.

Met schoonmaken wordt bedoeld dat je je werkplek netjes achterlaat. Na gebruik leg je spullen terug waar ze horen, op de vaste plek die je in de vorige stap hebt bepaald. Fijn detail: zo zal je nooit meer ‘rommel’ krijgen, omdat alle spullen altijd liggen waar ze horen. In IT betekent het dat je de testomgeving naderhand weer ‘leegmaakt’, voor het volgende project of de volgende gebruiker. Zo voorkom je dat iemand anders jouw ‘rotzooi’ moet opruimen voor hij zelf aan de gang kan.

Standaardiseren houdt in dat de acties uit voorgaande stappen een gewoonte worden. Je past de acties toe in je dagelijks leven. Dankzij een gestandaardiseerd systeem vallen zaken die er niet thuishoren of op een verkeerde plek staan direct op. Denk aan het bord met gereedschap erop getekend bij je (schoon)vader of opa in de garage: het is in één opslag duidelijk waar de hamers, schroevendraaiers en steeksleutels horen te hangen. Hangt de striptang op de verkeerde plek of mist de hamer, dan valt dat direct op. Je houdt overzicht en omdat je minder tijd kwijt bent met dingen zoeken werk je efficiënter.

Het belangrijkste uit 5S is het in stand houden van wat je in de vorige stappen hebt opgebouwd. Je zorgt voor het behoud en de continuïteit van de structuur en het overzicht. Je blijft de gestandaardiseerde acties volgen en houdt je aan gemaakte afspraken. Alleen dan bereik je het meest optimale resultaat met de 5S methode.

Als je 5S in je werk toe wilt passen, is het handig als de rest van je team hier in mee gaat. Werk je zelf volgens 5S maar je directe collega’s niet, dan behaal je nog steeds niet de beoogde voordelen. Wil je zo efficiënt mogelijk kunnen werken, ga dan samen met collega’s de vijf fases doorlopen zodat jullie samen tot een gestructureerde aanpak komen. Door elkaar aan te spreken op gedrag of handelingen die niet conform de afspraken zijn, borg je de continuïteit van je werkstructuur.

Meer weten over 5S? Neem contact op met één van onze trainers of consultants.

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail