De beginnende projectmanager

Tips voor de beginnende projectmanager

Jezelf laten zien en bewijzen dat je het kan. Als beginnend projectmanager stort je je volledig op de opdracht en wil je laten zien wat je waard bent; je gebrek aan ervaring compenseer je door je inzet, enthousiasme en frisse moed!

Een klassieker. De onervaren projectmanager laat zich meeslepen door een cocktail van drang, bewijsdrift en enthousiasme. Het gebrek aan ervaring vergeet hij even met alle risico’s van dien. Hoe is dit te voorkomen? Ten eerste: weet wie je opdrachtgever is en wat de gemaakte afspraken zijn.

Wie is de opdrachtgever en wie zijn de stakeholders?

Het moet duidelijk zijn wie de opdracht verstrekt en wie akkoord moet gaan met het project. De opdrachtgever is primair voor de projectleider, ook al zijn er verschillende belanghebbenden betrokken bij het project. De opdrachtgever is degene met wie je afspraken maakt en de stakeholders zijn betrokken, maar zij hebben niet per definitie het mandaat om een project goed te keuren.

Duidelijkheid

De opdrachtgever en opdrachtnemer moeten hetzelfde doel voor ogen hebben, duidelijkheid is dus cruciaal. Met een vooraf gestelde scope kan bepaald worden wat expliciet bij het project hoort en wat niet. Hiermee voorkom je misstanden in communicatie en het verloop van het project. Helaas zijn sommige opdrachtgevers doelbewust vaag. Die vaagheid maakt ruimte voor onduidelijke doelen en resultaten. Dat leidt tot frustratie bij de opdrachtnemer.

Leg gezamenlijke afspraken vast

Door het vastleggen van afspraken vertroebelen de vaak mondelinge afspraken minder snel. Als het is vastgelegd borg je de afspraak voor beide partijen. Dit kan in een Plan van Aanpak (PvA) of in een Project Inititiation Document (PID PRINCE2®). Een dergelijk stuk kan opgesteld worden in verschillende fases en samen met de opdrachtgever wordt dit uiteindelijk een definitieve versie. Het is een soort blauwdruk voor het project. Dit geldt dus ook voor de afspraken die gedurende het project worden gemaakt. Zorg dat deze altijd worden bevestigd voordat ze in het opgestelde stuk geplaatst worden.

Wat je te allen tijde wilt voorkomen is dat je als beginnend projectmanager naar buiten loopt met meer vragen dan antwoorden. Een opdrachtgever kan zeggen dat alles gaandeweg wel duidelijk wordt maar jij vraagt je af wat nou eigenlijk de bedoeling is. Het laaste wat je wilt doen is het project teruggeven. Maar ook dit is een actie die voorkomt en niet als falen beschouwd wordt. Natuurlijk moet je hiervoor sterk in je schoenen staan, want het zal vaak als falen voelen, maar als je een opdracht krijgt waarbij direct al gezegd wordt ‘ hier komen we gaandeweg wel achter’ mag je als beginnend en ervaren projectleider op je hoede zijn. Zorg dat je goed weet waar je aan toe bent, wat de doelen zijn. Wat de afspraken worden en wanneer het project draait. Bedenk, niemand is geboren als projectleider en van fouten maken leert men, maar zorg dat je zelf de touwtjes in handen houdt.

 

 

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail