Aanbesteden: de oorzaak van mislukte IT projecten?

Aanbesteden van IT projecten

Er is de afgelopen jaren veel te doen over het succes van (complexe) IT projecten. Dit geldt natuurlijk met name in de publieke sector, waar de uitgaven aan IT projecten helemaal onder een vergrootglas komen te liggen. We weten het allemaal, maar toch blijkt uit recent onderzoek dat (nog steeds!) twee op de drie IT projecten geheel of gedeeltelijk faalt. Dat levert mooie taferelen op: Kamervragen, parlementaire enquêtes en heel veel mensen die zich druk maken over een onderwerp waar ze eigenlijk weinig van weten.

De oorzaak van geheel of gedeeltelijk mislukte IT projecten wordt aan verschillende redenen toegedicht. Zo zat ik dit weekend nog een mooi boek te lezen van Klaas Jung en Gerard van der Looi genaamd: 100% succesvolle IT-projecten. Weer een prachtig managementboek waarin zaken naar voren komen als: geen gemeenschappelijke doelen, geen juist gereedschap, slechte communicatie en samenwerking, en te veel complexiteit.

Allemaal helemaal waar. Maar…

De vraag is een beetje of dit nou de eigenschappen zijn van (te) complexe IT projecten, of dat dit in veel andere projecten en in andere sectoren voor net zulke grote problemen zorgt. Laten we de bal eens terug kaatsen naar waar hij vandaan komt en beginnen bij de aanvang van het project: de aanbesteding. Ik ga hier de – misschien een beetje gewaagde – stelling verdedigen dat de Overheid voor een groot gedeelte ZELF verantwoordelijk is voor mislukte IT projecten omdat zij deze publiekelijk aanbesteden.

Onze Overheid heeft in haar oneindige wijsheid in 2006 de Aanbestedingswet aangenomen. Uiteraard – hoe kan het ook anders – op grond van de aanbestedingsrichtlijnen die door Europa opgesteld zijn. Kern van deze wet is dat alle uitgaven van de Rijksoverheid boven een bepaald bedrag publiekelijk aanbesteed moeten worden. Een beetje IT project voldoet al snel aan deze voorwaarden. Nu is het uitgangspunt van deze wet (gelijke monniken, gelijke kappen) natuurlijk goed bedoeld, maar de vraag is of het een effectief middel is, met name bij IT projecten.

De ‘economisch meest voordelige inschrijving’

Uitgangspunt bij aanbestedingen is namelijk om de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ te kiezen. Hier zitten uiteraard kwaliteitscriteria tussen, maar mijn ervaring is dat bij het merendeel van de aanbestedingen het criterium ‘prijs’ voor minimaal 50% meeweegt in de beoordeling. Daarnaast is het ook niet meer mogelijk om met de aanbestedende dienst te praten tijdens de aanbestedingsperiode – er geldt een strikt ‘geen communicatie’ mandaat anders dan eenmalig een Nota van Inlichtingen.

Nu is het daarnaast ook zo dat dit economisch niet de meest florrisante tijden zijn en IT leveranciers graag een aantal aanbestedingen binnen slepen. Het gevolg: er wordt alles aan gedaan om de ‘economisch meest voordelige’ aanbieding te doen. Dit betekent concreet dat kwaliteitscriteria moeten wijken voor goedkopere – minder  efficiënte – oplossingen. De gedachte hierbij is dat ‘als we eenmaal gewonnen hebben’ we wel met de klant kunnen gaan praten hoe hij het echt wil hebben. En dan vinden we het met z’n allen gek dat het IT project faalt of niet het gewenste resultaat oplevert. Neem daarbij dat (om het eerlijk te houden) het projectbudget niet met 5% overschreden mag worden, dan heb je een redelijke snelkookpan voor een hoop ellende.

Mijn stelling is dat de Aanbestedingswet bijdraagt aan gefaalde IT projecten. Hoewel de intentie uiteraard goed is, zijn er altijd een aantal partijen die de aanbesteding ‘koste wat het kost’ willen winnen. En door het openbare karakter mag iedereen zich inschrijven. Uiteraard spelen zaken zoals slechte communicatie en verschillende belangen ook altijd een rol. Maar een eerste stap richting 100% geslaagde IT projecten ligt voor een gedeelte volgens mij ook in Den Haag.

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail