4 tips om dezelfde taal te spreken in projecten

Wanneer je intern of samen met je klanten aan projecten werkt is het wel zo fijn als iedereen dezelfde taal spreekt en dezelfde begripsvorming heeft van definities. Verschilt dat? Terwijl je standaardisering en voorspelbaarheid verwacht in je project krijg je dan te maken met andere verwachtingen, verkeerde interpretaties, miscommunicatie, en uiteindelijk zelfs ontevreden klanten. Om dat te voorkomen geven we 4 tips om met alle betrokkenen consensus te krijgen over het taal- en definitiegebruik in projecten.

1- Breng behoeften in kaart

Door de behoeften van je medewerkers en klant te verzamelen en daarop te acteren leg je de basis voor de acceptatie van de later gebruikte definities en taalgebruik. Begin met inventariseren welke projectaanpak zal worden gebruikt – daarvoor kun je best practices gebruiken. Wil jij graag dat het project Agile wordt uitgevoerd? Ga dan eerst na binnen je projectteam of iedereen wel op deze flexibele manier wil werken. Staan ze hier niet voor open, dan zal het geen stand houden. Hetzelfde geldt voor de klant. Als je bij alle stakeholders informeert wat hun behoeften zijn ten opzichte van de projectaanpak en bijbehorende best practice kun je daar een goede keuze in maken.

2- Kader definities af

De definities van begrippen en documentatie die je hanteert zijn afhankelijk van de gekozen projectaanpak. Begrippen in Agile Project Management hebben een andere betekenis dan dezelfde begrippen bij SCRUM. De keuze voor de best practice die je in gaat zetten bepaalt de betekenis van begrippen. Zorg dat duidelijk is voor alle stakeholders wat bijvoorbeeld een incident is, en welke informatie er in welk op te leveren document moet staan. Door definities duidelijk af te bakenen schep je duidelijkheid gedurende het project over wat opgeleverd moet worden.

3- Communiceer!

De nummer één faalfactor in IT-projecten is het gebrek aan communicatie. De basis ligt in het spreken van dezelfde taal, dat heb je in de vorige stappen gedaan, en van daaruit ga je communiceren. Intern, naar je projectleden en management, maar ook extern naar je stakeholders. Met alleen het hanteren van een projectaanpak en bijbehorende definities vast te leggen ben je er nog niet. Door in alle vormen van communicatie met betrokkenen dezelfde definities te hanteren en hun betekenis te herhalen krijgen zij een eenduidig begrip van wat nou wat is.

4- Blijf verwachtingen managen

Je hebt gekozen voor een projectaanpak met bijbehorende definities en hebt dit frequent en helder gecommuniceerd naar alle betrokkenen. Zij zouden nu allemaal dezelfde verwachtingen moeten hebben over wat opgeleverd moet worden en wanneer. Toch kunnen sommige zaken onverhoopt onduidelijk worden. De veranderende verwachtingen zorgen voor onverwachte verassingen – zoals een ontevreden klant of verkeerde oplevering. Houd daarom goed in de gaten wat ieders verwachtingen zijn en of iedereen nog steeds dezelfde begrippen hanteert. Is dat niet het geval? Ga na waar het mis is gegaan en communiceer nogmaals de afgesproken definities. Zo blijf je met je interne en externe stakeholders dezelfde taal spreken en behoudt je de voorspelbaarheid van je project én een tevreden klant na afloop.

Hoe helpt Pink Elephant Education je daarbij?

Pink Elephant Education is gespecialiseerd in het implementeren van best practices in organisaties. Naast het helpen met implementeren van een methodiek of awareness creëren omtrent een bepaald gedachtegoed kan Pink Elephant Education ook advies geven over welke best practice het beste past bij je organisatie. Benieuwd welke best practice nu het beste bij u en uw organisatie past? Laat uw gegevens achter en wij nemen contact met u op.

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail